Система управления проектами и задачами для крупного предприятия

IT-подразделение компании ТМК использовало систему SAP ERP для управления бизнесом, но их не устраивала функциональность подсистемы, работающей с задачами компании: она не позволяла оперативно вести задачи, а также фиксировать время работы сотрудников и время, потраченное на выполнение задач. Поэтому было принято решение о переходе на Битрикс24.

В основе разработанной нами системы лежит гибкий инструмент планирования ресурсов, интегрированный с другими корпоративными системами для обеспечения непрерывности процесса: с системой SAP, с инструментом управления инцидентами на базе Jira, с Active Directory, а также с корпоративной службой Microsoft Exchange и почтой.

Какие преимущества от интеграции с Битрикс24 получил заказчик? 

• удобный инструмент для работы с задачами;

• учет рабочего времени сотрудников и учет рабочего времени в задачах;

• систему общения сотрудников внутри задач;

• чаты;

• разные типы представления задач (канбан, гант, мой план);

• разные типы отсутствий в стандартном графике;

• возможность добавления нескольких исполнителей;

• возможность объединять задачи в проекты.

Как нам удалось достичь результата?

1. Разработали и внедрили собственный модуль нестандартной интеграции с Active Directory: система работает одновременно на шести серверах с шестью доменными контроллерами. Благодаря этому сотрудники могут использовать логин и пароль от своего рабочего компьютера при входе в Битрикс24. 

2. Создали механизм планирования задач с отдельным интерфейсом.

Штатная функциональность Битрикс24 позволяет сотруднику ставить неограниченное количество задач, даже если они накладываются по времени одна на другую. Наш механизм позволяет избежать подобных ситуаций. Сотруднику можно запланировать задачу только учитывая его доступность. Для удобства пользователей график занятости удобно визуализирован.

3. Реализовали ролевую модель доступа к задачам.

В Битрикс24 существуют разные группы пользователей. Права на создание и редактирование задач привязаны к определенными группам и настраиваются администратором.

4. Создали механизм заместителей в Битрикс24. 

Сотрудник, который уходит в отпуск, может назначить себе заместителя, после чего все задачи и уведомления адресуются назначенному заместителю. При возвращении сотрудника из отпуска переданные задачи, работа по которым не начиналась, возвращаются обратно.

5. Интегрировали Битрикс24 с Jira: задачи, которые создаются в Jira, транслируются в Битрикс24.

6. Реализовали автоматизацию при создании подзадач: информация из головной задачи копируется в текущую подзадачу. 

7. Провели интеграцию с корпоративной почтой.

Письма автоматически преобразуются в задачи в Битрикс24, в которых содержится текст письма. Также автоматически назначается постановщик (отправитель) и исполнитель.

8. Скорректировали работу фильтра задач.

По умолчанию в Битрикс24 каждый сотрудник видит только свои задачи, а также те, в которых он участвует. В текущем проекте менеджеры могут просматривать задачи всех сотрудников. 

9. Настроили доступ для внешних пользователей.

Заказчик может приглашать для совместной работы в проектах сотрудников других подразделений, не являющихся пользователями Битрикс24, либо внешних партнеров и подрядчиков.

10. Провели обучение персонала, в том числе для больших групп (более 60 человек). Создали на портале базу знаний для обучения новых сотрудников.

Разработали несколько видов отчетов: 

• План-факт по задачам.
  С его помощью руководитель группы может видеть список задач, которые выполняет определенный сотрудник в выбранный период времени. В отчет попадает время, потраченное как на выполнение задачи, так и на встречи и переговоры. Руководитель легко получает информацию об эффективности сотрудников. 

• Квартальный отчет по подразделению.
  Отчет в виде таблицы с возможностью выводить задачи по определенным критериям (завершено, не завершено, в процессе).

• Отчет по статусу проекта.
  Отдельная вкладка в карточке проекта с информацией о целях, задачах и этапах проекта. Этапы отображаются в виде таймлайна, что упрощает процесс контроля. В отдельную таблицу выведена работа с рисками.

• Доработанный конструктор отчетов по задачам.
  Заказчик может самостоятельно создавать отчеты по данным из полей задач в любых разрезах.