ЛК подрядчика ЕВРАЗа

EVRAZ Group — международная вертикально-интегрированная металлургическая и горнодобывающая компания с активами в Российской Федерации, США, Канаде, Чехии, Италии, Казахстане. Входит в число крупнейших производителей стали в мире.

С 2018 года на предприятиях холдинга активно внедряются цифровые технологии. Этот процесс получил название Цифровой трансформации, цель которой — создание значительного прямого экономического эффекта на производстве.

На примере ЕВРАЗа покажем почему наличие Личного кабинета способно принести большую пользу компании и ее клиентам, какие ресурсы он экономит и окупается ли его внедрение.

Кейс будет интересен тем, кто работает с подрядчиками, должен контролировать их соответствие различным требованиям и допускам и хочет сэкономить деньги за счет автоматизации документооборота при заключении контрактов.

Как ЕВРАЗ закупает услуги подрядчиков

Компания активно пользуется услугами внешних подрядчиков для решения проектных и текущих задач. Раньше подрядчикам приходилось пройти настоящее бюрократическое испытание, чтобы получить допуск к работам на объектах ЕВРАЗа или стать его поставщиком.

1. Тендер у отраслевых гигантов уровня ЕВРАЗа начинается с процедуры предварительной квалификации. Этот рутинный процесс требует предоставления информации и документации, которая подтверждает соответствие требованиям Заказчика для участия в конкурсе.

2. Далее заказчик объявляет конкурс среди претендентов на контракт, после чего рассматривает предложения, сравнивает цены, сроки и сопутствующую документацию.

3. После выбора подрядчика начинается утомительный сбор документов сотрудников, которые будут работать на закрытых объектах компании.Процесс трудоемкий не только для победителя тендера, но и для Заказчика. Для начала работ на территории готовятся и проверяются допуски, разрешения, аттестации и дипломы каждого работника. Иногда нужно проверить десятки людей для каждого договора подряда.

Что мешало работать быстро

У процесса было несколько недостатков:

Традиционно утверждение документов проводилось на личных встречах контрагентов с согласующими. Такой подход мог приводить к затягиванию и сдвигу сроков проекта.

Система должна сокращать непродуктивные затраты и потери времени на этапах предоставления и согласования документов.

Обычно инспекцию допусков, разрешений и комиссий уполномоченные ЕВРАЗа проводят на уровне своих компетенций и не всегда было понятно на ком конкретно завис процесс.

Система должна информировать об активном этапе согласования.

Подрядчики отправляют документы по мере их поступления или получения сотрудниками. Кто-то из них комиссию прошел позже, допуск ещё не получил или диплом оставил в другом городе.

Система должна контролировать полноту данных.

В процессе согласования документов возникала необходимость в оперативной выдаче и исправлении замечаний.

Система должна своевременно информировать участников об изменении статусов документов и этапов процесса.

Функциональные требования к Единому личному кабинету подрядчика

Единый личный кабинет подрядчика (ЕЛКП) — площадка для хранения и проверки документов работников, задействованных в исполнении контрактов на объектах ЕВРАЗа.

В процессе разработки ЛК нужно было обеспечить выполнение следующих требований:

 • Исполнителям легко загружать в ЛК данные, а Заказчику — проверять их и, при наличии ошибок, вносить замечания;

 • Проверка документов может происходить одновременно несколькими ответственными сотрудниками;

 • Документы, требующие внимания, маркируются. Ответственные получают уведомления об изменении статуса;

 • Фильтры позволяют легко найти контрагента, сотрудника, договор.

Управление сущностями и данными осуществляется в соответствии с ролевой моделью.

Задачи, решенные в процессе разработки личного кабинета

На старте мы располагали набором функциональных требований, но четкого технического задания не было. Разработать техническое решение предстояло тоже нам. При таких вводных большинство проектов мы разрабатываем c использованием Agile и Scrum. В атмосфере доверия и при наличии выделенной команды гибкий подход работает хорошо.

Мы давно делаем личные кабинеты для разных сфер, поэтому постановка задач не вызвала сложностей.

Единый личный кабинет подрядчика реализован как раздел Единого сервера авторизации (ЕСА) на платформе 1С-Битрикс. Изначально ЕСА выполнял роль точки входа с последующим переходом между внутренними цифровыми площадками, но со временем оброс различными сервисам.Обмен данными между ЕЛКП и ERP Евраза ведётся не напрямую а через промежуточную базу данных, поэтому потребовалась доработка методов API и настройка параметров безопасности. Эта схема стала уже традиционной для наших интеграционных проектов при закрытости систем.

Особенности работы личного кабинета подрядчика

В личном кабинете настроено 4 вида ролей:

Администратор системы — имеет права доступа к административной и пользовательской части системы.

Проверяющий — пользователь, который проверяет заполненные данные сотрудников по договорам, оставляет замечания в случае выявления ошибок.

Держатель договора — пользователь, который создает договоры и может добавлять сотрудников подрядчика к договору.

Подрядчик — пользователь, который добавляет сотрудников по зарегистрированному договору, заносит время работы по договору, добавляет документы по сотрудникам в систему.

“До автоматизации процесс сбора удостоверений, разрешений и допусков мог занимать месяц. Сейчас весь процесс от загрузки документов до проверки занимает до двух дней. Это, конечно, при условии того, что все документы у специалистов есть под рукой. Т.е. процесс стал быстрее в 15 раз.” – Антон, менеджер проекта.

Статистика проекта

Мы не можем показать все цифры из-за NDA с ЕВРАЗом, но данные ниже говорят сами за себя

▶ 1300+ часов разработки;

▶ 6 месяцев с получения функциональных требований до момента релиза;

▶ 1000+ внутренних пользователей с доступом к ЛК;

▶ 50+ внешних зарегистрированных пользователей (подрядчиков).

Кому еще полезен функционал Личного кабинета

Личный кабинет, помимо работы с подрядчиками, может быть полезен в любом вопросе, где нужно рассмотрение и согласование большого объема документов.

1. Оптовая торговля

Личный кабинет помогает оптовым компаниям разгрузить отдел продаж, автоматизируя наиболее трудоемкие процессы и перекладывая часть традиционных внутренних процессов на плечи контрагентов. Освободившееся время сотрудники могут направить на поиск новых клиентов и решение более приоритетных задач.

2. Строительные работы

Кабинет объединяет участников строительного проекта (инвесторов, заказчиков, проектировщиков, подрядчиков), упрощает и ускоряет взаимодействие между ними, позволяет аккумулировать, проверять и согласовывать проектные документы без потери времени и лишних визитов.

3. Обработка рекламаций

Портал обработки претензий с личным кабинетом позволяет в удобной форме взаимодействовать поставщику и покупателю по поводу исполнения обязательств по сделке. К нему можно подключать множество каналов поступления претензий, операторов, сервисов аналитики и другую функциональность.

4. Подбор и предоставление временного персонала

Компании, предоставляющие услуги по подбору и предоставлению персонала для решения проблемы его временной нехватки, могут использовать кабинет для сбора данных о потенциальных кандидатах, контроля их работы и формирования отчетности по отработанному времени.

5. Подбор кандидата на вакансию

Некоторые компании предпочитают не искать сотрудников на hh.ru или superjob.ru, а создать отдельный раздел на сайте для сбора заявок от потенциальных кандидатов. В кабинете можно не только обсудить должностные обязанности и условия труда, но и провести предквалификацию.

6. Другие типы кабинетов

 • для проведение тендеров;

 • для аттестации персонала;

 • для технической поддержки;

 • для обучения;

 • для консультаций (юриспруденция, медицина, консалтинг и др.) и записи на прием.