Отчеты в Битрикс24: как оптимизировать рабочее время сотрудников

О клиенте 

ОМК – системообразующая компания России и производитель высококачественной металлургической продукции и комплексных решений для топливной энергетики, транспорта, строительства и других отраслей экономики. Поставляет продукцию в более чем в 20 стран мира. 

Задача 

RDN Group выполняли для компании ОМК перенос данных с Jira на Битрикс24, где главной целью проекта было внедрение трекера задач. Однако с развитием проекта у бизнеса появились новые потребности. Теперь необходимо контролировать рабочее время сотрудников и эффективность их работы. 

Функционал Таск Трекер 

На портале Битрикс24 был настроен следующий функционал. 

Отчет по отмеченному времени 

В Битрикс24 был настроен отчет по отмеченному времени, в котором указывается сотрудник, его роль, организация, дата внесения времени, длительность, последний комментарий по задаче, который был внесен. Он был необходим для оптимизации рабочего времени сотрудников и распределении задач. 

Отчет по наличию комментариев задачи 

В этом отчете учитывается комментарий не ко времени, а к задаче, добавленный в тот же день. Если сотрудник работает над задачей, он должен указать текущий результат по завершении рабочего дня, даже если задача еще не завершена. Теперь у сотрудников есть возможность зайти в задачу и увидеть, на каком этапе она остановилась и сколько осталось до завершения. Это особенно удобно, когда сотрудник уходит в отпуск или на продолжительные выходные.

Это нововведение введено в рамках регламента. Чтобы контролировать его выполнение, создан соответствующий отчет. Также доступна выгрузка отчета в Excel. 

Отчет по состоянию нагрузки на специалистов

Он показывает общее количество задач, количество задач в работе и количество задач, которые находятся на проверке. 

Для удобства и полноты картины были настроены фильтры, с возможностью выбрать период, специалиста конкретного проекта, и его роль. Этот отчет дает руководству и менеджерам полное представление о загрузке каждого сотрудника. Информация о текущих, выполняемых и проверяемых задачах помогает понять, кто перегружен, а у кого есть свободное время для новых задач. 

Импорт времени 

В административной части появилась специальная страница для загрузки файла с данными о задачах. В файле должны быть указаны ID задачи, затраченное время, сотрудник, выполняющий задачу, и комментарий. Все эти данные автоматически добавляются в задачу при импорте. 

Отметим, что внедренный Битрикс24 также решили использовать в качестве CRM-системы.  

Смарт-процесс “Оборудование” 

У компании есть различное оборудование, которое они заказывают у различных поставщиков. Было необходимо структурировать данные, разделить оборудование на категории: верхнеуровневая и вложенная. После чего организовали зависимость выбора категорий и настроили связанные фильтры. Это означает, что при фильтрации оборудования и выборе категории верхнего уровня, в категории следующего уровня будут доступны только подкатегории этой выбранной категории.

Также была настроена привязка поставщика к оборудованию, так как каждое оборудование может поставлять несколько поставщиков, это было необходимо настроить для учета данных. 

Карточка поставщика

Карточка поставщика была кастомизированна под потребности бизнеса. Она содержит название компании на языке оригинала, также указана страна компании, электронная почта, сайты и поставляемое оборудование. 

Интеграции 

В рамках проекта были настроены открытые линии в Битрикс24 для работы в рамках единого окна. ИТ-специалисты настроили телефонию и выполнили интеграцию с Ростелеком. 

Результат

В результате внедрения в Битрикс24 было создано 4 информативных отчета, которые предоставляют компании возможность эффективно отслеживать использование рабочего времени сотрудников и своевременно принимать обоснованные решения по его оптимизации. Эти инструменты не только способствуют повышению прозрачности трудового процесса, но и помогают выявить области для улучшения. Кроме того, компания активно использует платформу для построения взаимовыгодных отношений с поставщиками, настроив Битрикс24, как CRM-систему.